Maison : combien de temps conserver ses documents

C'est quelque chose de bien connu, certains documents doivent être conservés, mais quand il s'agit de savoir pour quelle durée, qui peut varier de 12 mois à toute la vie, ça devient plus compliqué de s'y retrouver. Nous vous présentons des outils pour vérifier et ne plus vous poser la question à chaque fois que vous faites du tri dans vos documents.

Nous allons aussi voir les différences entre les documents au format papier et les documents au format numérique : ont ils la même valeur juridique, dans quel format est il préférable de les conserver ? Découvrez les réponses à toutes vos questions.

Déroulé de l'article :

• combien de temps conserver un document ?

• différences des versions papier et numérique

Combien de temps doit on conserver ses documents ? Tout dépend.

Factures, bulletins de salaire, contrats, impôts, assurances, etc… Les documents administratifs s’accumulent rapidement au fil des années et il devient vite difficile de savoir ce qu’il faut garder ou ce que l'on peut jeter. Pourtant, certains papiers peuvent devenir indispensables longtemps après leur réception.

Trier ses documents est un exercice complexe car il existe des durées "minimales" de conservation différentes pour la plupart des documents du quotidien : 1 an, 3 ans, 5 ans, 10 ans, de manière permanente (à vie). Ces délais correspondent tout simplement au temps pendant lequel un organisme peut vous les réclamer, ou à la période durant laquelle vous pouvez faire valoir vos droits.

Certains français jettent encore leurs anciens bulletins de salaire par exemple, alors qu’ils peuvent être indispensables plusieurs décennies plus tard pour faire valoir ses droits à la retraite. Tous les contrats de travail, attestations et justificatifs d’indemnités méritent donc d’être conservés très longtemps, au moins jusqu’à la retraite.

Même chose pour les documents liés au logement : un bail, des quittances de loyer ou bien un état des lieux doivent être gardés plusieurs années après avoir quitté un logement. Les factures de travaux sont également importantes, notamment pour la revente d’un bien ou en cas de litige avec une assurance.

Les factures du quotidien ne sont pas à négliger non plus : électricité, eau ou achats d’électroménager doivent généralement être conservés pendant au moins 5 ans. En cas de panne, de garantie ou de sinistre, ces documents servent souvent de preuve.

Certains papiers, eux, ne devraient jamais être jetés. Les actes d’état civil, les diplômes, le livret de famille ou encore les actes de propriété font partie des documents à conserver toute la vie. Ils sont régulièrement demandés lors de démarches administratives.

Si vous avez un doute ou ne vous souvenez plus quelle est la durée de conservation de tel document ou de tel contrat, il existe un simulateur officiel qui vous indique combien de temps le document doit être conservé. Il suffit de chercher dans la liste déroulante le document concerné : attestation fiscale, facture d'électricité, contrat d'assurance, etc...

👉 plus d'informations sur le site Service Public

Version papier ou version numérique, quelles différences ?

Pour savoir si il vaut mieux conserver ses documents imprimés sur papier ou dans un dossier numérique, c'est plus compliqué car il n'y a pas de réponse toute faite. En effet, tout dépend de la version originale du document à conserver.

Quand le document original vous a été remis en version papier, le scanner afin de le conserver en version numérique ne revêt pas le caractère de document original, la version numérique sera considérée comme une copie et n'a donc pas la même valeur juridique qu'un original.

Si le document vous a initialement été transmis au format numérique, l'imprimer n'en fait pas non plus un document original, de la même manière il n'aura qu'une valeur de copie. Il est donc conseillé de conserver les documents dans le même état initial qu'ils vous ont été transmis, dans leur format « original ».

Une erreur fréquente consiste à compter uniquement sur les espaces clients en ligne. Hors, certains fournisseurs suppriment les anciens documents au bout de quelques années. Télécharger régulièrement ses justificatifs reste donc une précaution nécessaire.

Néanmoins et même si des copies n'ont pas la même valeur juridique, nous vous conseillons de conserver une copie numérique de vos documents sur un support nomade et/ou dématérialisé (type clé USB et/ou sur le Cloud) mais aussi de les avoir également au format papier dans un porte-documents à la maison.

Si votre maison brûle ou est détruite par une catastrophe naturelle, vous pouvez tous les récupérer au format numérique et en cas de black-out ou de panne du réseau internet sérieuse, vous les aurez au format papier. Même si le plus probable est que nous n'ayons jamais à vivre un de ces cas, ça n'en reste pas moins des risques qui existent.

Dans un cas comme dans l'autre, mieux vaut avoir tous ses documents importants à la fois au format papier, mais aussi au format numérique que vous allez stocker soit sur un support nomade (clé USB, disque dur) soit sur un espace de stockage dématérialisé (cloud), voir les deux c'est encore mieux.

En matière de conservation des papiers administratifs, la règle est finalement assez simple : mieux vaut garder un document un peu trop longtemps que de le jeter avant la fin de la durée minimale. Un vieux papier oublié dans un dossier peut parfois éviter bien des complications, mais il n'est pas non plus nécessaire de tout garder à vie pour autant.

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